1. Cine Suntem
Operator: Interactive Media Solutions S.R.L., CUI 37237457, Reg. Com. J18/241/2017, Str. 23 August nr. 1B, Târgu Jiu, jud. Gorj, România. Contact confidențialitate: privacy@brivio.ro. Autoritatea de supraveghere este ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal), www.dataprotection.ro.
2. Date Personale Prelucrate ca Operator
| Categorie | Exemple | Sursă |
|---|---|---|
| Date de cont | Nume, e-mail, telefon, hash parolă, passkeys, avatar | Tu |
| Date organizație | Denumire firmă, CUI, rol, date de facturare | Tu / registre publice |
| Date de utilizare | Pagini accesate, utilizarea funcțiilor, date despre dispozitiv și browser, adresa IP | Automat |
| Date de plată | Plan, facturi, date parțiale de card (prin procesatorul de plăți) | Tu / procesator |
| Date de suport | Tichete, e-mailuri, transcrieri chat | Tu |
| Date de audit semnătură | IP, marcă temporală, user agent, consimțăminte pe pagina publică de semnare | Semnatari |
| Date de marketing | Abonare newsletter, preferințe, evidența consimțământului | Tu |
3. Scopuri și Temeiuri Legale
| Scop | Temei legal (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Furnizarea Serviciului și gestionarea contului | Executarea contractului — art. 6(1)(b) |
| Facturare, contabilitate, raportare fiscală | Obligație legală — art. 6(1)(c) |
| Securitate, prevenirea fraudei, jurnalizare audit | Interes legitim — art. 6(1)(f) |
| Pista de audit a semnăturii pe paginile publice de semnare | Interes legitim și obligație legală (probă) |
| Analiză produs (agregat) | Consimțământ — art. 6(1)(a), prin preferințe cookie |
| Comunicări de marketing | Consimțământ — art. 6(1)(a), retractabil oricând |
| Pretenții legale și cereri de conformare | Obligație legală / interes legitim |
4. Date privind sănătatea, monitorizarea la locul de muncă și accesul la cutia poștală
Unele module prelucrează în mod necesar date care merită o explicație separată. Când organizația dumneavoastră le folosește, ea este operatorul acelor date, iar Brivio le prelucrează la instrucțiunile sale, în baza Acordului de prelucrare a datelor. Cele de mai jos descriu ce face platforma, pentru ca dumneavoastră să le puteți oferi propriilor angajați informarea impusă de art. 13.
Date privind sănătatea în salarizare (art. 9). Evidențele de concediu medical conțin tipul absenței, numărul certificatului medical, perioada și procentul plătit, iar statele de plată conțin sumele aferente și cererea de restituire FNUASS. Tipul absenței dezvăluie un aspect legat de sănătatea unui angajat identificat, deci sunt date din categorii speciale. Temeiul permisiv este art. 9 alin. (2) lit. (b) — obligații în domeniul ocupării forței de muncă și al securității sociale — coroborat cu legislația română a muncii și a asigurărilor sociale; temeiul corespunzător din art. 6 este îndeplinirea unei obligații legale. Aceste date sunt transmise Casei de Asigurări de Sănătate pentru restituire și, sub forma codului de motiv al suspendării, Inspecției Muncii și ANAF. Se păstrează pe durata legală a evidenței de personal și nu sunt folosite în alt scop. Certificatele și fișele de aptitudine încărcate ca documente de personal sunt stocate ca fișiere și nu sunt citite de noi.
Codul numeric personal al angajaților și al persoanelor în întreținere. CNP-urile angajaților, ale persoanelor aflate în întreținere, ale zilierilor și, după caz, ale turiștilor cazați sunt stocate criptat, în clar rămânând doar ultimele patru cifre, pentru identificare în interfață. Sunt transmise autorităților care le solicită prin lege — REGES/REVISAL, ANAF și casa de asigurări de sănătate. Utilizarea lor este guvernată de art. 87 din RGPD și de legislația română; nu sunt folosite niciodată pentru creare de profiluri sau marketing.
Timpul de lucru al conducătorilor auto și datele de tahograf. Când se folosește modulul de transport, fișierele de card și de tahograf sunt importate și generează înregistrări de activitate — conducere, alte activități, disponibilitate, repaus — precum și înregistrări de încălcare a limitelor de conducere și odihnă. Acestea sunt asociate unui șofer identificat. Temeiul este îndeplinirea unei obligații legale conform Regulamentului (CE) nr. 561/2006 și Regulamentului (UE) nr. 165/2014, împreună cu interesul legitim al angajatorului privind siguranța rutieră și dovedirea conformității la un control în trafic sau la sediu.
Localizarea vehiculelor. Când este conectat un dispozitiv de telematică, pozițiile vehiculului, viteza, starea contactului, kilometrajul și nivelul de combustibil sunt înregistrate și stocate în baza noastră de date. Când vehiculul are un șofer alocat, aceasta reprezintă monitorizarea unui lucrător identificat. Temeiul este interesul legitim al angajatorului privind securitatea vehiculului, dispecerizarea și dovada livrării, pus în balanță cu viața privată a șoferului. Sunt integrate două garanții: pozițiile sunt șterse automat după perioada de păstrare stabilită în setările de transport, implicit 90 de zile, și există un mod de confidențialitate care reduce precizia localizării. Art. 88 din RGPD și legislația română a muncii vă obligă să vă informați în prealabil șoferii, să consultați reprezentanții acestora acolo unde există și să nu monitorizați în afara programului de lucru; platforma nu face acest lucru în locul dumneavoastră.
Accesul la cutia poștală. Dacă vă conectați o cutie poștală, platforma o citește și stochează mesajele în baza noastră de date: expeditorul și destinatarii, subiectul, conținutul integral și atașamentele. Autorizarea Gmail pe care o solicităm permite și trimiterea în numele dumneavoastră; autorizarea Microsoft acoperă în plus fișierele din OneDrive sau SharePoint. Conținutul mesajelor poate cuprinde orice a ales corespondentul să scrie, inclusiv informații despre sănătatea unor terți. Dacă activați clasificarea automată, subiectul și prima parte a conținutului sunt trimise furnizorului de inteligență artificială descris în Declarația privind IA. Deconectarea cutiei poștale oprește sincronizarea ulterioară; ștergerea contului șterge copiile stocate.
Date privind litigiile. Profilurile de companie și monitorizarea dosarelor reproduc informații publicate pe portalul public al instanțelor, care pot menționa persoane fizice ca părți. Când un dosar privește o cauză penală, acestea sunt date vizate de art. 10 și le prelucrăm numai așa cum sunt publicate, numai pentru evaluarea unei contrapărți, și niciodată pentru a construi profilul unei persoane. Nu deținem caziere judiciare; pentru managerii de transport stocăm doar data la care a fost atestată buna reputație.
5. Verificarea biometrică a identității
Verificarea identității este opțională și este necesară doar pentru unele acțiuni (de exemplu emiterea facturilor sau e-Factura, atunci când organizația dumneavoastră o cere). Una dintre variante este actul de identitate plus un selfie live, efectuată de Stripe Payments Europe Ltd. (Stripe Identity) în calitate de persoană împuternicită a noastră. Compararea feței cu fotografia din act creează un șablon facial, adică date biometrice folosite pentru identificarea unică a unei persoane — o categorie specială de date în sensul art. 9 din RGPD.
Temeiul legal. Prelucrăm aceste date numai cu consimțământul dumneavoastră explicit (art. 9 alin. (2) lit. (a) din RGPD, împreună cu art. 6 alin. (1) lit. (a) și art. 3 din Legea nr. 190/2018). Consimțământul este cerut pe un ecran separat, cu o căsuță nebifată în prealabil, înainte de redirecționarea către Stripe. Înregistrăm faptul că ați consimțit, versiunea textului acceptat, momentul și o urmă pseudonimizată a cererii, pentru a putea demonstra consimțământul (art. 7 alin. (1)).
Alternative fără date biometrice. Nu sunteți obligat să consimțiți. Pe același ecran puteți alege verificarea doar a actului de identitate, fără selfie și fără nicio comparare a feței, sau conectarea unui certificat digital calificat la ANAF. Ambele contează ca verificare a identității; refuzul prelucrării biometrice nu vă împiedică niciodată să folosiți Brivio.
Ce se prelucrează și ce se păstrează. Stripe primește imaginile actului și ale selfie-ului, șabloanele faciale derivate din acestea și datele citite din act. Brivio nu primește niciodată imaginile sau șabloanele. Imediat după decizie îi cerem Stripe să redacteze (șteargă) sesiunea de verificare; Stripe păstrează înregistrarea redactată doar cât îi impun propriile obligații legale. Brivio păstrează doar rezultatul, metoda, țara emitentă a actului, anul nașterii, dacă numele verificat se potrivește cu contul și un cod de potrivire unidirecțional, cu cheie, folosit pentru a vă recunoaște la recuperarea contului de proprietar. Acestea se păstrează pe durata de valabilitate a verificării (3 ani) și apoi se elimină împreună cu înregistrarea verificării, sau mai devreme dacă vă ștergeți contul.
Transferuri. Stripe poate prelucra aceste date în Statele Unite. Transferul se bazează pe decizia de adecvare privind Cadrul UE–SUA pentru protecția datelor, cu clauze contractuale standard ca soluție de rezervă, conform paginii noastre de sub-procesatori.
Retragerea și drepturile dumneavoastră. Puteți retrage consimțământul oricând din Setări → Verificarea identității, la fel de ușor cum l-ați dat. Retragerea oprește orice verificare biometrică încă nepornită; nu face ilegală o verificare deja finalizată. Aveți și drepturile din secțiunea „Drepturile Tale”, inclusiv dreptul de a depune plângere la ANSPDCP. Înainte de începerea acestei prelucrări a fost realizată o evaluare a impactului asupra protecției datelor (art. 35 din RGPD), revizuită ori de câte ori prelucrarea se schimbă.
6. Date din registre publice (art. 14 RGPD)
Directorul public de firme și instrumentele de prospectare folosesc date pe care nu le-am primit de la dumneavoastră. Sursele sunt exclusiv: ANAF (serviciul web public și serviciul de bilanțuri), seturile de date deschise ONRC și MFinanțe de pe data.gov.ro, SEAP/SICAP și TED, portalul instanțelor, listele oficiale de sancțiuni și, numai unde sunt configurate, FirmeAPI și ONRC RECOM. Nu extragem automat date din directoare comerciale ale terților. Date colectate înainte de 20 octombrie 2026 dintr-un astfel de director rămân stocate ca istoric, dar nu mai sunt afișate, exportate sau folosite pentru contactare.
Categoriile de date personale care pot apărea sunt numele administratorilor, asociaților și reprezentanților legali, precum și, pentru persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și familiale, numele titularului și localitatea. Temeiul este interesul legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f)): transparența comercială și verificarea partenerilor de afaceri, pe baza unor date pe care legea le face publice.
Prospectarea vizează numai persoane juridice. Persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și familiale nu pot fi adăugate în liste de prospectare, nu pot primi invitații sau mesaje de contactare prin platformă, iar telefonul, e-mailul și adresa lor nu sunt afișate și nu sunt exportate. Vă puteți opune oricând prelucrării (art. 21) din pagina profilului sau din pagina GDPR.
7. Evaluări automate și crearea de profiluri
Unele funcții evaluează automat un partener de afaceri, o tranzacție sau un document și prezintă rezultatul unei persoane. Le enumerăm aici pentru ca logica utilizată să fie vizibilă, așa cum impun art. 13 alin. (2) lit. (f) și art. 14 alin. (2) lit. (g) din RGPD. Cele mai multe privesc societăți, nu persoane fizice, însă subiectul poate fi o persoană fizică autorizată, o întreprindere individuală sau un angajat identificat, motiv pentru care le tratăm pe toate ca fiind creare de profiluri.
Niciuna dintre acestea nu produce o decizie cu efecte juridice asupra unei persoane, sau care să o afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă, fără ca un om să poată interveni. Singurul efect automat din listă — refuzul de a acorda comisionul unui afiliat care se recomandă pe sine — privește o recompensă comercială, este revizuibil de echipa noastră și poate fi contestat scriind la privacy@brivio.ro.
Temeiul nostru este interesul legitim, conform art. 6 alin. (1) lit. (f): prevenirea pierderilor din credit comercial, detectarea fraudei și a erorilor și îndeplinirea obligațiilor proprii în materie de transport și de prevenire a spălării banilor. Am evaluat acest interes în raport cu drepturile persoanelor vizate, ținând cont că rezultatele au caracter consultativ, că datele de bază provin în mare parte din registre publice și că decizia aparține unei persoane. Vă puteți opune oricând conform art. 21 și ne puteți cere raționamentul din spatele oricărui rezultat individual.
| Activitate | Ce folosește | Ce produce | Consecință |
|---|---|---|---|
| Bonitatea partenerului | Starea din registrele publice (insolvență, dizolvare, inactivitate, TVA), litigiile publicate și istoricul propriu de plăți cu acel partener | Un scor de la 0 la 100 și o încadrare verde/galben/roșu, cu motivele care au generat-o, recalculate săptămânal și stocate | Doar consultativ. Este afișat lângă partener și nu blochează nimic. Limitele de credit care chiar blochează sunt cele stabilite de dumneavoastră |
| Scorul financiar al companiilor publice | Seriile de bilanț publicate de ANAF și ONRC | Un scor și o clasă de la A la D, calculate la afișarea paginii și nestocate | Afișare informativă pe profilul public al unei companii |
| Detectarea anomaliilor la cheltuieli | Propriile înregistrări de cheltuieli — furnizor, sumă, cotă de TVA, categorie și dată — raportate la ultimele douăsprezece luni | Un indicator tipizat, precum posibil duplicat, sumă neobișnuită, TVA neobișnuit sau înregistrare în weekend, cu un nivel de severitate | Consultativ. Apare într-o listă de verificare și poate fi respins; respingerea este înregistrată |
| Detectarea fraudei în programul de afiliere | Înregistrările de clicuri și de înscriere din programul de afiliere, inclusiv o adresă IP transformată prin funcție de dispersie, ritmul clicurilor și dacă afiliatul și contul recomandat sunt aceeași persoană | Un scor de la 0 la 100 cu un motiv declarat | Autorecomandarea este refuzată automat în momentul atribuirii. Orice alt indicator ajunge într-o listă analizată de o persoană, iar confirmarea acestuia anulează comisionul |
| Riscul contrapărții în transport | Datele de licență și de asigurare CMR pe care le introduceți, alături de starea din registrele publice și situațiile financiare publicate | Un scor de risc cu factorii care l-au determinat și o încadrare scăzut/mediu/ridicat, stocate la nivelul subcontractorului | Consultativ. Încadrarea ridicată cere o confirmare explicită înainte de alocarea unei curse; nimic nu este refuzat automat, cu excepția unei imposibilități legale |
| Detectarea anomaliilor de combustibil și kilometraj | Alimentările și citirile de kilometraj ale unui vehicul, care pot fi asociate șoferului alocat la acel moment | O sesizare de neconcordanță, iar pentru kilometraj o înregistrare stocată de anomalie | Consultativ. Este confirmată de o persoană și nu condiționează nimic |
| Anomalii de tarifare pe misiuni | Orele înregistrate, sumele facturate și tariful planificat pe o misiune de servicii profesionale | Un raport privind misiunile facturate diferit față de plan, care nu este stocat | Raportare managerială consultativă. Fără consecințe individuale |
| Verificarea listelor de sancțiuni | Listele oficiale ale UE, ONU, Regatului Unit și OFAC, corelate prin identificatorul exact al societății | O înregistrare de potrivire asociată profilului unei companii | Afișată pe profilul public al companiei. Persoanele fizice sunt excluse din această corelare și nu se efectuează verificări privind persoanele expuse politic |
| Evaluarea potrivirii cu o licitație | Codurile de activitate ale organizației dumneavoastră și textul publicat al unui anunț de achiziție publică, evaluate de un model lingvistic | Un scor de potrivire de la 0 la 100 cu o motivare scrisă, stocate la nivelul licitației | Consultativ. Este solicitat de dumneavoastră și ordonează oportunitățile; nu decide nimic |
8. Perioade de Retenție
| Date | Retenție | Motiv |
|---|---|---|
| Date de cont | Durata contului + 3 ani | Termene de prescripție pentru pretenții |
| Facturi și înregistrări fiscale | 10 ani (5 ani după armonizarea prin Legea 36/2023, pe tip de document) | Legea contabilității 82/1991, Codul Fiscal |
| Jurnale de audit | 5 ani | Securitate, probă |
| Piste de audit semnătură | 10 ani de la semnare | Proba executării contractului |
| Tichete de suport | 3 ani de la închidere | Calitatea serviciului, pretenții |
| Consimțăminte de marketing | Până la retragere + 3 ani dovadă | Responsabilizare |
| Backupuri | Fereastră continuă de 35 de zile | Recuperare în caz de dezastru |
| Dovada consimțământului pentru cookie-uri | 24 de luni | Dovada consimțământului (art. 7 alin. (1) GDPR) |
| Cookie de atribuire a campaniilor | 90 de zile | Consimțământ; măsurarea eficienței campaniilor |
9. Destinatari și Sub-procesatori
Partajăm date personale doar cu: (a) sub-procesatorii listați pe pagina Sub-procesatori (găzduire, livrare e-mail, plăți, monitorizare erori, infrastructură AI); (b) autorități publice unde legea impune (ex. ANAF pentru transmiterile e-Factura inițiate de tine); (c) consultanți profesioniști sub obligație de confidențialitate. Nu vindem niciodată date personale.
10. Cookie-uri și tehnologii similare
Folosim cookie-uri și stocare echivalentă (localStorage, sessionStorage) în patru categorii: strict necesare, funcționale, de analiză și de marketing. Doar categoria strict necesară funcționează fără acordul tău — restul rămâne blocat până când îl permiți și se oprește dacă îl retragi.
Alegerea ta este păstrată 6 luni pentru brivio.ro și subdomeniile sale, astfel încât o singură decizie acoperă întreaga platformă. O poți schimba sau retrage oricând din pictograma de cookie-uri din partea de jos a paginii; retragerea are efect imediat și șterge cookie-urile din categoriile pe care le-ai eliminat.
Pentru că art. 7 alin. (1) ne cere să putem dovedi consimțământul, păstrăm 24 de luni o înregistrare a fiecărei decizii: data, versiunea politicii, categoriile alese, site-ul, user-agent-ul browserului și un hash ireversibil al adresei tale IP. Nu stocăm niciodată adresa în sine.
Monitorizarea erorilor (Sentry) funcționează fără cookie-uri și fără consimțământ, ca interes legitim conform art. 6 alin. (1) lit. (f): este modul în care detectăm defecțiunile și problemele de securitate. Înregistrarea sesiunii, care reține cum a fost folosită pagina, este separată și rulează doar cu consimțământ de analiză. Te poți opune oricând prelucrării întemeiate pe interes legitim, conform art. 21.
Pe pagina de autentificare încărcăm biblioteca de identitate Google pentru a putea folosi „Continuă cu Google”. Este o autentificare pe care ai cerut-o și este tratată ca strict necesară; pe celelalte pagini aceeași fereastră apare doar cu consimțământ funcțional.
Lista completă a cookie-urilor, cu scopurile și duratele lor, se află în Politica de cookie-uri, la /cookie-uri.
11. Transferuri Internaționale
Datele sunt găzduite în Uniunea Europeană. Când un sub-procesator prelucrează date în afara SEE, ne bazăm pe decizii de adecvare sau pe Clauze Contractuale Standard cu măsuri suplimentare. Detaliile pe furnizor sunt pe pagina Sub-procesatori.
12. Drepturile Tale
Trimite cererile prin formularul de pe pagina GDPR sau la privacy@brivio.ro. Răspundem în termen de o lună, extensibil cu două luni pentru cereri complexe.
- Acces (art. 15) — obținerea unei copii a datelor tale personale.
- Rectificare (art. 16) — corectarea datelor inexacte.
- Ștergere (art. 17) — acolo unde nu se aplică o obligație legală de retenție.
- Restricționare (art. 18) și opoziție (art. 21), inclusiv la prelucrarea bazată pe interes legitim.
- Portabilitate (art. 20) — primirea datelor într-un format structurat, prelucrabil automat; Serviciul oferă export self-service.
- Retragerea consimțământului oricând, fără a afecta prelucrarea anterioară.
- Plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro) sau la autoritatea locală de supraveghere.
13. Măsuri de Securitate
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice, inclusiv criptare în tranzit (TLS) și în repaus, izolarea tenanților la granița organizației, control al accesului bazat pe roluri, jurnale de audit înlănțuite prin hash și append-only, autentificare passkey/în doi pași și backupuri regulate. Vezi pagina Securitate pentru postura noastră și procesul de raportare a vulnerabilităților.
14. Copii
Serviciul este destinat utilizării profesionale și nu se adresează copiilor sub 16 ani. Nu prelucrăm cu bună știință datele copiilor.
15. Modificări ale Politicii
Modificările materiale sunt notificate prin e-mail sau notificare în aplicație înainte de intrarea în vigoare. Versiunea și data intrării în vigoare sunt afișate în partea de sus a acestei pagini.
În caz de divergență între versiunile lingvistice, versiunea în limba română prevalează.